Wiele osób nie docenia pracy sekretarki, uważając, że jej praca nie przynosi wiele korzyści. Jednak często okazuje się, że firma funkcjonuje wydajnie dzięki dobrej sekretarce. Uprzejma i znająca swoje obowiązki asystentka może stanowić znakomitą wizytówkę całej firmy, ponieważ potencjalni kontrahenci mają pierwszy kontakt z sekretarką.
W skład obowiązków sekretarki wchodzi troska nad sprawami administracyjno-gospodarczymi. Asystentka ma obowiązek:
– zajmować się korespondencją firmową,
– przyjmować, rejestrować, sprawdzać jakie listy i wiadomości e-mail przychodzą,
– troszczyć się o dokumentację przedsiębiorstwa,
– gromadzić i przechowywać wszelkie materiały,
– sprawnie obsługiwać komputer,
– zapisywać wszelkie sprawozdania zlecone przez szefostwo.
Poza zajmowaniem się korespondencją, do jej zadań administracyjnych należy także:
– przygotowywanie spotkań, zebrań i konferencji,
– czuwanie nad właściwym zaopatrzeniem biura: sprawdzać czy są wszystkie potrzebne materiały, prasa, akcesoria, a kiedy stwierdzi ich brak, musi zająć się zamówieniami,
– dbanie o porządek i estetyczny wygląd sekretariatu oraz gabinetu, gdzie urzęduje szef,
– ze swojej pracy musi pisać sprawozdania oraz zdawać relację szefowi.
Dobra sekretarka zajmuje się także sprawami osobowymi:
– prowadzi akta osobowe innych pracowników,
– zajmuje się wszelkimi sprawami socjalnymi oraz prowadzi rejestr uchwał i zarządzeń właścicieli firmy.
– musi codziennie konsultować się z szefem – sprawdzać jaki ma plan dnia,
– prowadzić mu terminarz spotkań,
– zajmować się przygotowaniami do ewentualnych podróży służbowych np. rezerwując noclegi, bilety, zajmując się umawianiem spotkań
– w trakcie wizyt i konferencji powinna brać udział w przygotowaniach i obsłudze gości – może być to serwowanie napojów, sprawdzanie, czy wszystkie materiały są dostępne itp.
Sekretarka przed podjęciem pracy powinna podpisywać umowę, w której dokładnie zostaną opisane jej zadania i kwalifikacje. Dzięki temu będzie mogła w pełni wypełniać swoje obowiązki.