Pracownikom, w wielu przedsiębiorstwach, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych kojarzy się głównie z dodatkową gratyfikacją finansową lub rzeczową otrzymywaną w okresach przedświątecznych. Regulamin zakładowego fundusz świadczeń socjalnych, w każdym przedsiębiorstwie przewiduje jednak o wiele większy zakres pomocy pracownikowi niż wyżej wspomniane.
Jednym z praw pracownika, określonych, zarówno w Kodeksie Pracy oraz regulaminie danego zakładu jest prawo do otrzymania zapomogi z Funduszu Socjalnego. Zdarza się również, gdy trudna lub nietypowa sytuacja zatrudnionego jest ogólnie znana, że z inicjatywą udzielenia pomocy finansowej występują związki zawodowe, komisja socjalna lub sam pracodawca.
Regulamin funduszu może przyznawać prawo do takiej inicjatywy również innym organom lub osobom, np. bezpośredniemu przełożonemu. Szczegółowe informacje dotyczące takiej formy pomocy zawarte są właśnie w regulaminach Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych. Te same dokumenty określają także podstawę do ubiegania się o taką pomoc. Zapomogi, często określane jako bezzwrotna pomoc finansowa dla pracownika w ciężkiej sytuacji materialnej może zostać wypłacona w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci.
Wysokość świadczeń udzielonych pracownikowi nie określa ustawa o ZFŚS, stawki maksymalne podawane są w regulaminach poszczególnych zakładów pracy. Analiza kilkudziesięciu regulaminów różnych przedsiębiorstw pokazuje, że pracodawcy opierają wysokość przyznawanego świadczenia na kilku czynnikach.
Są to głównie: rodzaj zdarzenia powodujący pogorszenie sytuacji materialnej wnioskującego, dochód na osobę w rodzinie oraz wielkość gospodarstwa domowego (różna w przypadku osoby samotnej, samotnie wychowującej dzieci lub żyjącej w związku). Minimalny dochód kwalifikujący do otrzymania zapomogi często określany jest jako 100 lub 150% minimalnego wynagrodzenia określonego w danym roku przez prezesa GUS.
Inną istotną informacją jest fakt, iż zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci do wysokości nieprzekraczającej 2. 280 zł są nieopodatkowane, a niezależnie od wysokości zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby nie podlegają składkom ZUS.
Warto wspomnieć, że w zależności od zdarzenia, sytuacji wnioskującego, wysokość zapomogi może zostać zwiększona. Dodatkowo to pracodawca określa we wspomnianych regulaminach ile razy w ciągu roku oraz do jakiej kwoty pracownik może taką pomoc otrzymać.
Jak napisać wspomniany wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego? Gotowe druki wniosków, wraz z wykazem potrzebnych załączników znajdują się zwykle w regulaminach lub dołączonych do nich dokumentach funduszu socjalnego w przedsiębiorstwie. Ponieważ wniosek o bezzwrotną pomoc finansową opiniuje powołana w danym zakładzie komisja socjalna, może ona, w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji, poprosić o stosowne dokumenty potwierdzające pogorszenie kondycji finansowej wnioskodawcy.
Do takich dokumentów należą: zaświadczenie lekarskie, zaświadczenia o zarobkach członków rodzin lub ewentualnym braku dochodów, protokół policyjny, wykaz zaległości w płatnościach lub bieżące rachunki. Wielokrotnie jednak, ogólna wiedza na temat sytuacji pracownika, pozwala na załatwienie sprawy za pomocą pisemnych oświadczeń.