Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem będącym potwierdzeniem pracodawcy o zatrudnieniu danego pracownika, wydawanym pracownikowi wraz z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Świadectwo pracy powinno zawierać podstawowe, elementarne informacje dotyczące stosunku pracy, takie jak okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, warunki dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, informacje dotyczące ustalenia uprawnień pracownika wobec prawa pracy czy ubezpieczeń oraz zgodnie z przepisami postępowania egzekucyjnego – wszelkie informacje o zajęciach wynagrodzenia.
Do ustalenia uprawnień pracowniczych lub z ubezpieczenia społecznego niezbędne są informacje dotyczące wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania umowy o pracę, wykorzystany w ostatnim roku kalendarzowym trwania zatrudnienia urlop wypoczynkowy, wykorzystanie innego lub dodatkowego świadczenia czy uprawnienia przewidzianego w kodeksie pracy, płatności wynikających z prac wykonanych w czasie trwania stosunku pracy a nie zaspokojonych przez pracodawcę, okres korzystania z urlopu bezpłatnego i wypoczynkowego wraz z podstawą prawną jego udzielenia, okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę, okresy nieskładkowe, czas pracy w szczególnych warunkach czy o szczególnym charakterze.
Inne dodatkowe informacje mogą być zamieszczone w świadectwie pracy wyłącznie na żądanie pracownika i mogą dotyczyć np. wysokości i składników wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach (udział w różnego rodzaju kursach, szkoleniach), a także inne informacje, które pracownik sobie zażyczy.
Zgodnie z kodeksem pracy wydanie świadectwa powinno nastąpić bezzwłocznie i bezpośrednio do rąk pracownika lub osoby przez niego upoważnionej bez względu na brak ewentualnych braków w rozliczeniach miedzy pracodawcą a pracownikiem. W sytuacji niemożności przekazania dokumentu zainteresowanemu w prawnie wyznaczonym terminie np, z powodu jego wyjazdu, pracodawca ma 7 dni (od dnia ustania stosunku pracy) na odesłanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego pisemnie upoważnionej na wskazany adres.
Zdarzają się sytuacje kiedy pracodawca spóźnia się z wydaniem tego dokumentu lub wcale go nie wydaje. Zaniechanie tego obowiązku może powodować trudności w uzyskaniu nowego zatrudnienia przez byłego pracownika lub całkowitej niemożności jego uzyskania. W takim przypadku pracodawcy grozi odpowiedzialność karna oraz finansowa.
W trudnych sytuacjach losowych jak na przykład śmierć pracownika oczywiste jest wygaśnięcie stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika, wydawane jest jednak na wniosek członka jego rodziny lub spadkobiercę.