Opublikowano:: śr, maj 29th, 2013

Zakres obowiązków sekretarki

Wiele osób nie docenia pracy sekretarki, uważając, że jej praca nie przynosi wiele korzyści. Jednak często okazuje się, że firma funkcjonuje wydajnie dzięki dobrej sekretarce. Uprzejma i znająca swoje obowiązki asystentka może stanowić znakomitą wizytówkę całej firmy, ponieważ potencjalni kontrahenci mają pierwszy kontakt z sekretarką.

W skład obowiązków sekretarki wchodzi troska nad sprawami administracyjno-gospodarczymi. Asystentka ma obowiązek:

- zajmować się korespondencją firmową,
- przyjmować, rejestrować, sprawdzać jakie listy i wiadomości e-mail przychodzą,
- troszczyć się o dokumentację przedsiębiorstwa,
- gromadzić i przechowywać wszelkie materiały,
- sprawnie obsługiwać komputer,
- zapisywać wszelkie sprawozdania zlecone przez szefostwo.

Poza zajmowaniem się korespondencją, do jej zadań administracyjnych należy także:
- przygotowywanie spotkań, zebrań i konferencji,
- czuwanie nad właściwym zaopatrzeniem biura: sprawdzać czy są wszystkie potrzebne materiały, prasa, akcesoria, a kiedy stwierdzi ich brak, musi zająć się zamówieniami,
- dbanie o porządek i estetyczny wygląd sekretariatu oraz gabinetu, gdzie urzęduje szef,
- ze swojej pracy musi pisać sprawozdania oraz zdawać relację szefowi.

Dobra sekretarka zajmuje się także sprawami osobowymi:
- prowadzi akta osobowe innych pracowników,
- zajmuje się wszelkimi sprawami socjalnymi oraz prowadzi rejestr uchwał i zarządzeń właścicieli firmy.
- musi codziennie konsultować się z szefem – sprawdzać jaki ma plan dnia,
- prowadzić mu terminarz spotkań,
- zajmować się przygotowaniami do ewentualnych podróży służbowych np. rezerwując noclegi, bilety, zajmując się umawianiem spotkań
- w trakcie wizyt i konferencji powinna brać udział w przygotowaniach i obsłudze gości – może być to serwowanie napojów, sprawdzanie, czy wszystkie materiały są dostępne itp.

Sekretarka przed podjęciem pracy powinna podpisywać umowę, w której dokładnie zostaną opisane jej zadania i kwalifikacje. Dzięki temu będzie mogła w pełni wypełniać swoje obowiązki.

* Autor miniaturki:   stockimages  z FreeDigitalPhotos.net

Skomentuj artykuł

XHTML: You can use these html tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>