Opublikowano:: pon, Lis 2nd, 2015

Jak zorganizować profesjonalną konferencję?

Organizacja konferencji to duże wyzwanie. Jeżeli zależy nam na profesjonalizmie musimy przygotować się na koordynowanie pracy kilku zespołów. Pamiętajmy, że w zależności od skali wydarzenia przygotowania mogą potrwać od kilku dni do kilku miesięcy. Co zrobić, aby nasza konferencja zakończyła się sukcesem, jak uniknąć wpadek i o czym nie możemy zapomnieć?

conference-269447_640

Zrób listę gości i doprecyzuj koncepcję

Lista gości jest niezbędna do tego, aby podjąć kolejne działania. To liczba uczestników determinuje miejsce, w którym odbędzie się konferencja. Oczywiście ważna jest również tematyka, ale to ustalenia na sam początek, jeszcze przed zapraszaniem gości.

Wybierz miejsce

Jest to bardzo ważny aspekt projektu. Miejsce musi odpowiadać profilowi i tematyce konferencji. Goście muszą czuć się w nim  dobrze  i mieć poczucie, że zostało ono wybrane w poszanowaniu dla działalności, którą prowadzą. Dlatego konferencja dedykowana, np.  specjalistom do spraw reklamy powinna odbyć się w nowoczesnym wnętrzu o wyraźnym charakterze, wówczas ludzie z branży będą czuć się na swoim miejscu. Pamiętaj, że istotna jest również lokalizacja. Lokal, choćby najpiękniejszy, ale znajdujący się na obrzeżach miasta nie będzie dobrym pomysłem.

Koszty, scenariusz, harmonogram

To sprawy priorytetowe, na których opiera się fundament projektu. Weź pod uwagę wszystkie dodatkowe usługi: catering, gadżety reklamowe dla gości, wynajem stołów bankietowych i konferencyjnych, krzesła czy dekoracje.

Wnętrze

Przyjemne dla wszystkich, profesjonalne, wyposażone w niezbędne sprzęty, przestrzenne. Należy zaplanować ustawienie stołów i skoordynować działanie sprzętów elektronicznych, zapewnić gościom posiłek i przerwy na odpoczynek.

Diabeł tkwi w szczegółach

Przygotowany scenariusz powinien zawierać wszystkie szczegóły – nic nie może zaskoczyć organizatorów konferencji, a jeżeli tak się stanie, należy mieć przygotowany plan B. Podwykonawcy i pracownicy powinni mieć jasno wyznaczone zadania, aby w dniu wydarzenia nie doszło do przykrych niespodzianek.

Nie bój się oceny

Konferencje organizuje się dla kogoś, dlatego ważne, aby to goście byli w pełni usatysfakcjonowani. Trudno jest wyeliminować wszystkie błędy, ale zawsze można wyciągnąć wnioski na przyszłość. Poproś uczestników o ocenę wydarzenia. Telefonicznie, mailowo – a może przeprowadzisz ankietę?

Na konferencyjny sukces składa się wiele czynników. To praca zespołowa, dlatego nie bójmy prosić się o pomoc czy też  pewne sprawy oddawać w ręce fachowców. Podejmij to wyzwanie!

Pozdrawiamy, Meblebankietowe.pl

Skomentuj artykuł

UWAGA: Komentarze obraźliwe i spam, nie będą zatwierdzane.