Opublikowano:: sob, Lis 7th, 2015

Jak prowadzić teczkę pracownika?

Do podstawowych obowiązków każdego pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych zatrudnionych osób. Nie ma tu znaczenia wielkość zatrudnienia i forma własności firmy. Akta osobowe prowadzone są osobno dla każdego pracownika i składają się z trzech części. Co powinno znaleźć się w każdej z nich?

3678259367_00baf750ec_zSzczegółowe dane na temat wymogów dotyczących tzw. teczki pracownika znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Mówią one między innymi o tym, że akta personalne pracowników należy przechowywać przez okres 50 lat. Aby uniknąć problemów i kar, pracodawca powinien dbać o kompletność i porządek w dokumentacji.

Poszczególne części oznacza się w bardzo prosty sposób – literami A, B oraz C. Dotyczą one kolejno: ubiegania się o zatrudnienie, faktu nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia oraz ustania zatrudnienia.

W aktach osobowych w części oznaczonej literą A znajdą się dokumenty aplikacyjne takie jak cv i list motywacyjny, dyplomy, świadectwa i potwierdzenia ukończenia szkół, kursów, szkoleń. Bardziej szczegółowe dokumenty, które umieszczone zostaną w tym miejscu, to kwestionariusz osobowy, fotografie dokumentacyjne, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców czy orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na danym stanowisku. Pracownik dostarcza w oryginale zaświadczenie lekarskie i kwestionariusz natomiast pozostałe dokumenty w kopii a oryginały do wglądu.

Część akt osobowych oznaczona literą B zawiera dokumenty, które poszerzają wiedzę o pracowniku uzyskaną w procesie rekrutacyjnym. Jednak najważniejszym dokumentem, jaki musi zostać znajdować się w tej części jest umowa o pracę. Jest to także miejsce na przechowywanie informacji o zakresie obowiązków zatrudnionego, pisemnego oświadczenia, że pracownik zapoznał się z treścią regulaminu pracy1427691715_438aa58bf9_z, informacjami o warunkach zatrudnienia, przepisami bhp a także zaświadczenie o ukończeniu szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Dodatkowo umieszczamy tam oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie pensji na konto, dokument PIT-2, orzeczenie lekarskie związane z badaniami okresowymi czy wszelkie dokumenty dotyczące powierzania pracownikowi firmowego mienia, regulujące indywidualny czy obniżony wymiar czasu pracy, wypłacanie nagród i nakładanie kar.

Ostatnia część akt osobowych oznaczona literą C dotyczy ustania zatrudnienia, zawiera wypowiedzenie umowy o pracę lub porozumienie rozwiązujące stosunek pracy. Ponadto umieszczone w niej zostaną dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy lub skorygowania jego treści oraz które odnoszą się do warunków zakończenia pracy przez pracownika (niewykorzystany urlop wypoczynkowy, świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia).

Aby archiwizowanie dokumentów pracowniczych przebiegało sprawnie, należy dbać o chronologiczne uporządkowanie pism i odpowiednie ich ponumerowanie.

Pracownikowi należy zostawić możliwość wglądu w jego akta osobowe, dlatego też najlepiej przechowywać je w siedzibie firmy odpowiednio zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi.

Braki w dokumentacji dotyczącej zatrudnienia lub niewłaściwe prowadzenie takiej dokumentacji narażają pracodawcę na karę grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł zgodnie z art. 281 pkt 6 kodeksu pracy.

W przypadku braku osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spraw kadrowo-płacowych w firmie obsługą zewnętrzną zająć może się biuro rachunkowe. Kadrowa z biura podpowie, jak zaprowadzić teczki dla nowych pracowników oraz wskaże, jakie błędy należy usunąć z dotychczasowej dokumentacji.
Pamiętajmy, iż nasi pracownicy są wizytówką naszej firmy. Dbajmy więc o ich dokumenty i przechowujmy je w sposób bezpieczny.

Pozdrawiamy, Biurosupport.pl

Skomentuj artykuł

UWAGA: Komentarze obraźliwe i spam, nie będą zatwierdzane.