Opublikowano:: pon, Lis 23rd, 2015

Dokumenty w firmie – łatwo dostępne ale bezpieczne

Analiza zadań i odpowiedni ich podział między członków wszystkich zespołów firmy to pierwszy krok do stworzenia własnej ścieżki działania przedsiębiorstwa. Takie poszukiwanie i wyznaczanie najlepszego z możliwych modeli pracy określamy mianem optymalizacji. Proces ten szczególnie często przeprowadza się w biurach rachunkowych, kancelariach doradztwa podatkowego czy działach księgowych firm. Są to bowiem miejsca, w których pracuje się z dużą liczbą papierowych dokumentów.

regalyarchiw1.jpgPracę z dokumentami dzielimy na cztery podstawowe etapy. Na początku odbywa się ich przyjmowanie i przepisywanie z nich potrzebnych do księgowania danych, które umieszcza się w programach informatycznych. Następnie wykonuje się dekretację dokumentu i księgowanie transakcji po stronie programu księgowego. Ostatnim etapem jest archiwizacja dokumentów źródłowych. Rozumiemy przez to usystematyzowaną segregację i organizację dokumentów w archiwum.

Wiele dzisiejszych prac związanych z księgowością i administracją przechodzi ze sfery papieru do sfery elektronicznej. Żywy jest ekologiczny trend, który przedsiębiorstwom każe oszczędzać papier, a różnorodne faktury i umowy tworzyć, przesyłać i podpisywać na gruncie komputera. Niestety prawo jest nieubłagane i w pewnych przypadkach firma po prostu musi drukować i gromadzić tradycyjne, papierowe dokumenty. Ich przejrzysta archiwizacja to zatem sprawa kluczowa dla sprawnego funkcjonowania zarówno działu księgowego, jak i całej firmy.

Szkoła, przychodnia, biuro pośrednictwa pracy – oto przykłady instytucji, które gromadzić muszą dane o ludziach. Przechowywanie informacji powinno odbywać się w taki sposób, by dokumenty były z jednej strony bezpieczne, z drugiej natomiast łatwo dostępne. Obie te cechy zapewniają metalowe szafy przeznaczone na akta osobowe. Szafy kartotekowe nadają się bowiem do przechowywania teczek formatu A4 i A5. Ważnym ich elementem powinien być praktyczny wizytownik na każdej szufladzie i blokada wysuwu więcej niż jednej szuflady. Nie pozwoli to pomieszać dokumentów dotyczących odmiennych spraw, przechowywanych w różnych miejscach.

Szafy kartotekowe

Szafy kartotekowe

Nie tylko papier jest materialną rzeczą, którą trzeba odpowiednio zorganizować i przechowywać. Wiele danych gromadzi się dziś na nośnikach elektronicznych, które firma również musi gdzieś umieścić. Przechowywanie danych wyłącznie w wirtualnej przestrzeni jest bowiem wysoce ryzykowne. Prawdopodobieństwo wystąpienia awarii systemu czy nawet zwykłej przerwy w dostawie prądu wyklucza możliwość skorzystania z dokumentacji w sytuacji nagłej potrzeby.

Rozwiązaniem takiego problemu będą zatem regały archiwalne, które pomieszczą dokumenty zawarte na obu rodzajach (analogowym i elektronicznym) nośnika. W razie potrzeby mogą także służyć jako regały do przechowywania narzędzi i części. Pozwoli to zwiększyć pojemność składowania w biurze niemal o 100 procent w porównaniu ze zwykłymi systemami stacjonarnych regałów.

Trudno nie zauważyć, że zastosowanie w firmie wyspecjalizowanych pod tym kątem mebli metalowych ułatwi korzystanie z dokumentów. A wspomniana wcześniej kwestia bezpieczeństwa? O to również nie trzeba się martwić. Regały i szafy wyposaża się bowiem w zamki i blokady, które dostosowuje się np. do liczby osób, które mają sprawować pieczę nad danymi firmy i pracowników.

Pozdrawiamy, Meblestalowe.pl

Skomentuj artykuł

UWAGA: Komentarze obraźliwe i spam, nie będą zatwierdzane.